Насколько популярен сервис электронного документооборота между компаниями-плательщиками НДС? Каковы последние тенденции? Через какую программу реализуется?

В связи с серьезными изменениями налогового законодательства в этом году многие компании стали активно внедрять системы электронного документооборота. Это связано не столько с тем, что теперь нужно сдавать отчетность в электронном виде, сколько со всевозможными проверками контролирующих органов. С 1 января 2015 года был расширен список случаев, когда при проведении камеральной проверки будет необходимо представить дополнительные документы.

Например, при сдаче декларации по НДС ФНС проверяет книги покупок и продаж самой компании и ее контрагентов на соответствие. Если будут выявлены нарушения, ФНС вправе даже отказать компании в возврате НДС. Многие компании стремятся обезопасить себя и сделать это самым удобным способом.

В этом случае важно правильно выбрать систему электронного документооборота. Программы «1С» очень популярны и себя давно зарекомендовали в этом плане. Удобство ведения документооборота в электронном виде в «1С» заключается в следующем:

• Возможность оперативно обмениваться подписанными документами, не переключаясь из программ 1С, даже с теми клиентами, у которых нет «1С». Человеческий фактор сводится к минимуму, равно как и количество ошибок в документации.
• Оперативное формирование документов при поступлении товаров и услуг – Ваш гарант безошибочной работы.
• Отсутствие ошибок и расхождений в книгах продаж покупок продавца и покупателя. Внести изменения в документацию без уведомления второй стороны не получится. Таким образом компании защищены от неожиданностей при проверках.
• Быстрая коммуникация с налоговым органом по электронным каналам связи. Возможность выслать книги покупок и продаж на проверку прямо из «1С».
• Проверка всех Ваших контрагентов.

Какие есть нюансы, сложности? На что необходимо обращать внимание?

Сложности возникают из-за неумения работать с электронным документооборотом, поскольку все мы привыкли работать с бумажными документами, которые можно разорвать, переделать, сделать «задним» числом.

В настоящее время пользователям приходится помогать правильно построить работу с электронными документами, чтобы учет велся верно, и данные по НДС отражались в соответствии с требованиями законодательства. Сложности в работе возникают, как правило, если клиент неверно работает с системой. Поэтому мы проводим семинары и мастер-классы, где разъясняем клиентам, как работать с электронными документами, чтобы получать удовольствие от работы.

Еще один нюанс – сложность во взаимодействии между операторами электронного документооборота, так как пока не налажен должным образом роуминг между операторами. Это тормозит развитие электронного документооборота, пользователям порой приходится работать с несколькими операторами одновременно.

Радует, что в недавнем времени были достигнуты договоренности между крупными операторами, и теперь пользователи 1С могут отправлять документы из программ 1С любому оператору электронного документооборота.

Как начать электронный документооборот в «1С» с контрагентами? Что если у контрагента нет программы 1С?

Сначала нужно определиться, с какими именно контрагентами Вы намерены обмениваться электронными документами. Затем последовательно выполняем 3 действия:

1. Создать в программе 1С документ «Соглашение с контрагентами об использовании электронных документов» (пошаговая инструкция находится на сайте: http://its.1c.ru).

2. Добавить в «Соглашение» выбранных контрагентов, указав их адреса электронной почты. Им будет автоматически отправлено приглашение к обмену ЭДО с Вами.

3. Чтобы принять Ваше предложение, контрагент нажимает кнопку «Присоединиться» и/или регистрируется на портале, используя Электронную подпись. Регистрацию на портале можно произвести только один раз (в соответствии с законодательством РФ).

И напоследок, что нужно учитывать компаниям, которые только начинают осваивать электронный документооборот в «1С»?

Мы всегда проговариваем клиентам следующие важные моменты:

• Для обмена электронными документами подходит Электронная подпись, которую Вы используете для Электронной отчетности. Для каждой организации должна быть своя Электронная подпись.
• Обязательно заключите соглашение об электронном документообороте (на бумаге) со всеми контрагентами, которые готовы начать с Вами ЭДО. Это нужно, чтобы документооборот был юридически подтвержден. ООО «Внедренческий центр АСП» рекомендует прописать виды документов, которыми Вы и контрагенты будете обмениваться в электронном виде, в каких ситуациях допускается применение бумажных документов, сроки подписания и т.д. (пример соглашения находится на сайте www.its.ru/EDO).
• Не забудьте внести изменения в учетную политику Вашей организации, например:
• «Общество может выставлять покупателям и принимать от поставщиков первичные документы и счета-фактуры в электронном виде в соответствии с законодательством РФ при наличии подписанных двусторонних соглашений с контрагентом о применении электронного документооборота».
• Если у Вас или Вашего контрагента не получается подключиться, отправить или получить документ, то Вы можете обратиться в тех. поддержку 1С:ЭДО по тел. 8-800-333-93-13, edo@1c.ru или в компанию, которая оказывает сопровождение программы 1С по договору 1С:ИТС.

Вы всегда можете обратиться в ООО «Внедренческий центр АСП» для внедрения системы электронного документооборота. С нами электронные документы станут привычным делом, и вы будете получать радость от работы!

Подключить 1С:Электронный документооборот