Когда необходим путевой лист

Путевой лист является одним из наиболее часто используемых логистических документов, который служит для контроля за деятельностью водителя и автотранспорта. Он необходим для учета расходов, связанных с эксплуатацией транспортных средств, таких как зарплата водителя, расходы на топливо, парковку и прочее.

Путевой лист должен быть заполнен при каждой грузоперевозке и перевозке пассажиров, а также при использовании специализированной техники на общественных дорогах. 

Оформление путевого листа обязательно для индивидуальных предпринимателей и организаций независимо от их формы собственности, если транспорт используется в хозяйственной деятельности или для внутренних нужд.

В путевом листе указывается маршрут, техническое состояние автомобиля, информация о прохождении медосмотра водителями и другие данные.

Переход на электронные путевые листы

С начала 2023 года федеральным законом №39-ФЗ было разрешено использовать электронные путевые листы. В сентябре 2023 года были внесены дополнительные изменения. К примеру, теперь водители могут проходить медосмотры дистанционно, а если сотрудник совершает многодневные рейсы или несколько рейсов в течение дня, перевозчик может оформить только один электронный путевой лист.

С начала 2024 года обязательного использования электронного формата путевых листов вместо бумажных, как ожидалось, не предусмотрено. Переход будет постепенным по отраслям.

Электронный формат путевых листов при перевозке алкогольной и спиртосодержащей продукции станет обязательным с 1 марта 2025 года.

Процесс подписания электронного путевого листа

По нашему опыту во многих организациях отсутствуют ключевые участники при оформлении электронного путевого листа или документ вовсе не оформляется. Расскажем ниже, какой путь должен пройти путевой лист перед отправкой водителя в рейс.

Электронные путевые листы должны подписываться:

• Владельцем транспортного средства с использованием квалифицированной электронной подписи (КЭП).
• Врачом, проводившим медосмотр, с помощью КЭП.
• Механиком, проводившим техосмотр и отмечающим показатели одометра, с использованием КЭП или неквалифицированной электронной подписи (НЭП).

Если в вашей организации не предусмотрен штатный медицинский работник, делегировать эту задачу можно компаниям, предоставляющим услуги телемедицины. Рекомендуем вам работать со следующими медицинскими организациями: Нобилис, Медпоинт 24, Квазар (ЭСМО), Линии медконтроля, АТМ-Клиник, ТМ-Сервис. Они уже перешли на электронные путевые листы через оператора «Калуга Астрал».

Информация из электронных путевых листов передается в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД) через оператора электронных путевых листов. Список операторов ГИС ЭПД доступен на сайте Минтранса России. Группа компаний «Астрал» была аккредитована таким оператором среди первых.

При проверке документов на дороге используется QR-код, содержащий всю информацию о путевом листе. При сканировании QR-кода сотрудник ГИБДД получает доступ ко всем данным электронного путевого листа, и даже в отсутствие интернета.

Что необходимо для внедрения электронных путевых листов?

Чтобы начать работу с электронными путевыми листами, вам понадобится:

• Выбрать соответствующее решение от разработчиков сервисов электронного документооборота.

Группа компаний «Астрал» предлагает два продукта на выбор:

1С-ЭПД

Это решение совместимо со всеми типовыми конфигурациями программы 1С. Обновите вашу систему учета и начните использовать электронные путевые листы в экосистеме 1С без дополнительных расходов на модули и коннекторы.

Платформа ЭПД

Это интеграционное решение для беспрепятственного обмена электронными документами между участниками перевозок и интеграции с ГИС ЭПД, а также для взаимодействия с контрагентами без перехода на внешние сервисы.

• Получить электронные подписи для сотрудников, проводивших медосмотр и технический осмотр.
• Обеспечить сотрудников устройствами для работы с электронными путевыми листами.

Рекомендуем позаботиться заранее о переходе на электронные путевые листы. Пока нет обязательности, сделать это можно без спешки, а рекомендации по внедрению можно получить даже напрямую от разработчика решений ГК «Астрал».