Удивительно, но факт: более 90% компаний в России автоматизировано на базе программы 1С, но далеко не все пользователи знают, что в их программе есть встроенный сервис для обмена электронными документами с контрагентами.

Многие привыкли оплачивать дополнительно сервис электронного документооборота, выгружать в него документы и загружать в учетную систему после получения. Также есть пользователи, которые из-за большого объема документов вынуждены оплачивать интеграционные модули сторонних сервисов ЭДО и их регулярное обслуживание.

Предлагаем разобраться, какие возможности для электронного документооборота предоставляет программа 1С и как начать обмен с контрагентами из своей учетной системы.

1С-ЭДО

В программах 1С есть встроенный сервис 1С-ЭДО, это часть функционала. Он не требует интеграции – достаточно его просто активировать.

Все входящие документы в сервисе, роуминг с другими операторами, выпуск МЧД бесплатные для пользователей. Оплачиваются только исходящие отправки, причем тарификация идет по пакетам документов. В 1 пакет входит 1 счет-фактура и 2 любых других документа.

5 пакетов документов в месяц можно отправлять бесплатно, а если вы пользователь договора ИТС ПРОФ или ТЕХНО, лимит бесплатных пакетов у вас больше – по 100 и 50 пакетов документов в месяц соответственно.

Сервис 1С-ЭДО поддерживает весь необходимый в работе функционал, в том числе работу с маркированными товарами. Оператором сервиса является АО «Калуга Астрал», входит в топ-3 операторов ЭДО России.

Если вы работаете в программе 1С, то интерфейс сервиса вам будет знаком. (рис. 1).

Рис. 1. Основной интерфейс 1С-ЭДО

В сервисе можно также перейти на упрощенный интерфейс (рис. 2).

Рис. 2. Упрощенный интерфейс 1С-ЭДО

Доки

Фирма 1С и Калуга Астрал разработали новый сервис электронного документооборота с контрагентами Доки.

Пользователи, помимо интерфейса в 1С, получают еще и веб-сервис. Полная синхронизация между интерфейсами гарантирует моментальное обновление документов и статусов. Модуль Доки в 1С интегрируется и сопровождается нашими специалистами бесплатно. Входящие документы, выпуск МЧД в сервисе также бесплатные. Оплачиваются только исходящие отправки по документам.

В сервисе есть только предоплаченные тарифы от 1 500 рублей в год на 200 документов. Неизрасходованные документы не сгорают, если продление сервиса будет беспрерывным.

Все документы в сервисе хранятся на серверах оператора АО «Калуга Астрал», это безопасно и не замедляет работу программы 1С.

Интерфейс в Доки интуитивно понятен, для его разработки провели более 200 UX/UI-тестирований.

Рис. 3. Интерфейс модуля Доки для программы 1С

Рис. 4. Интерфейс веб-версии Доки

• Выберите сервис электронного документооборота в 1С и подключите его. После создания учетной записи у вас появится идентификатор участника ЭДО.

Идентификатор участника электронного документооборота – это уникальный код, который оператор ЭДО присваивает отправителям и получателям электронных документов.

Код представляет собой комбинацию цифр, например 2AEA89128D4-ECAE-461E-9D5B-7A79AE418756. 1-3 символ (префикс) – ID оператора. Например, 2AE – Калуга Астрал, 2BE – Тензор, 2BM – Контур. Список всех операторов с идентификаторами есть на сайте росэу.рф. Остальные символы – код самого абонента.

Выбрать наиболее подходящий под ваши потребности сервис вам помогут наши специалисты.

Подробнее об 1С-ЭДО | Подключить 1С-ЭДО

Подробнее о Доки | Подключить Доки

• Отправьте приглашение к обмену электронными документами вашим контрагентам

Перевод настроек с контрагентами на 1С от другого провайдера можно выполнять постепенно, по мере завершения документооборота в другой программе. Рекомендуем также сохранить архив электронных документов для предоставления по запросам контролирующих органов.

Важно! Ваш контрагент может работать в другом сервисе электронного документооборота – это не является препятствием для настройки ЭДО. Для таких случаев существует роуминг между операторами. Между ключевыми операторами он настраивается автоматически, достаточно отправить приглашение.

В 1С-ЭДО работа с приглашениями идет в отдельной папке «Приглашения». После отправки приглашения контрагенту вы сможете контролировать его статус. Как только он изменится на «Принято», вы сможете начать обмен документами.

Рис. 5. Работа с приглашениями в 1С-ЭДО

Работа с приглашениями в Доки также интуитивно понятна.

Рис. 5. Работа с приглашениями в Доки

В сервисах 1С есть возможность массовой отправки приглашений по выбранному списку получателей.

Массовая отправка приглашений в 1С-ЭДО (тут скоро появится инструкция)

Массовая отправка приглашений в Доки

Не забывайте, что зачастую принуждение контрагентом к обмену документами через конкретного оператора ЭДО является необоснованным. Пользователи могут просто не знать о наличии роуминга. Если контрагент всё же обязывает вас работать в конкретном сервисе ЭДО, это должно быть закреплено в договоре.

При переходе со СБИС на 1С-ЭДО или Доки перед отправкой новых приглашений к обмену необходимо уведомить оператора сервиса «СБИС» – компанию «Тензор» о новом идентификаторе с помощью заявления.

Как видите, просто начать работу с электронными документами в программе 1С. Достаточно создать учетную запись в выбранном сервисе и отправить приглашения контрагентами. Технически на каждом шаге вам помогут наши специалисты. Переходите на электронный документооборот в 1С – используйте больше возможностей экосистемы!