Как в программе 1С отразить расходы на аренду, если арендодатель – юридическое лицо?

Зачастую компании в процессе осуществления своей деятельности привлекают необходимое им имущество, заключая договоры аренды. Таким имуществом может быть как офисные помещения и склады, так и торговые площади и земельные участки.

Аренда имущества всегда пользовалась популярностью, так как взять необходимое основное средство в аренду гораздо дешевле, чем его приобрести. Кроме того, некоторые объекты, такие как земельные участки, принадлежащие государству, в соответствии с законодательством РФ приобрести и вовсе невозможно.

В настоящей статье рассмотрим отражение в учете расходов у арендатора и подробно разберем данный вопрос на примере программы 1С Бухгалтерия.

Итак, ООО «Арендатор» заключило договор аренды офисного помещения с ООО «Арендодатель». ООО «Арендатор» относится к субъектам малого предпринимательства. По заключенному договору аренды с ООО «Арендодатель» не предусмотрен выкуп предмета аренды или его передача в субаренду. Срок аренды не превышает 12 месяцев на дату предоставления предмета аренды. Следовательно, в соответствии с пунктом 11 ФСБУ 25/2018 ООО «Арендатор» может не признавать предмет аренды в качестве права пользования активом и не признавать обязательство по аренде. Арендная плата у ООО «Арендатор» включается в затраты.

Напомним, что в соответствии с пунктом 2 статьи 609 ГК РФ договоры аренды, заключенные на период более года, подлежат государственной регистрации.

В данной инструкции рассматривается ситуация, при которой арендодатель – юридическое лицо.

Оплата арендодателю

Как правило, договоры аренды предполагают оплату арендных платежей авансом. Для того чтобы перечислить арендодателю авансовый платеж, необходимо создать платежное поручение (см. рис. 1).

Рис. 1. Платежное поручение

Не стоит пренебрегать заполнением строки «Договор». Такая детализация позволит корректно отражать операции по контрагенту в программе.

Откроем карточку контрагента и перейдем по ссылке «Договоры» (см. рис. 2).

Рис. 2. Карточка контрагента

Перенесем в форму данные заключенного с арендодателем договора. Укажем вид договора – «С поставщиком» (см. рис. 3).

Рис. 3. Вид договора – «С поставщиком»

Далее в документе «Списание с расчетного счета» заполняем необходимые строки для корректного отражения оплаты контрагенту (см. рис. 4).

Рис. 4. Документ «Списание с расчетного счета»

По кнопке ДТ/КТ проверяем сформированные программой проводки (см. рис. 5). В нашем случае аванс отражен верно.

Рис. 5. Движение документа: Списание с расчетного счета

Отражение в учете обеспечительного платежа

В договорах аренды, как правило, предусмотрен обеспечительный платеж, который представляет собой некую сумму, перечисленную арендатором арендодателю в обеспечение обязательств по договору.

Для того чтобы правильно оформить такой платеж в программе, необходимо разделить суммы непосредственно арендной платы и обеспечительного платежа.

Специального документа, позволяющего сделать такое разграничение платежей, не существует. Поэтому целесообразно оформить такой платеж отдельным документом «Списание с расчетного счета» (см. рис. 6). А также, в обязательном порядке, следует создать дополнительный элемент справочника «Договоры».

Рис. 6. Создание дополнительного элемента справочника «Договоры»

При формировании документа «Списание с расчетного счета» обратим внимание на следующие моменты (см. рис. 7):

• Должен быть выбран верный договор. В нашем случае – это Договор аренды № 4 от 12.07.2021 (обеспечительный платеж).

• Счет учета расчетов и авансов выбираем 76.09, так как данный платеж не является оплатой (до определенного договором момента).

• В строке «Погашение задолженности» выберем «Не погашать». Такую настройку необходимо произвести, так как обеспечительный платеж погасится только при неисполнении обязательств по договору аренды или, например, в счет платы за последний месяц аренды. Когда же наступит этот момент, бухгалтер сможет сделать зачет вручную.

Рис. 7. Формирование документа «Списание с расчетного счета»

• Особое внимание уделим строке «Статья расходов». Здесь необходимо создать новый элемент справочника «Статьи движения денежных средств» и выбрать вид движения — «Прочие платежи по текущим операциям» (см. рис. 8). Наименование можно заполнить по своему усмотрению.

Рис. 8. Вид движения

По кнопке ДТ/КТ анализируем сделанные программой бухгалтерские записи (см. рис. 9).

Рис. 9. Движение документа: Списание с расчетного счета

Обеспечительный платеж следует учесть за балансом.

Специального документа для данной операции в программе не предусмотрено, поэтому для такой цели нужно создать документ «Операция» (см. рис. 10).

Рис. 10. Документ «Операция»

Заполнение документа начнем с выбора счета учета. В данном случае корректным будет использовать счет 009.01 «Обеспечения обязательств и платежей выданные». Далее следует выбрать нужного нам контрагента и договор, по которому был выдан обеспечительный платеж. Не забудьте указать сумму произведенного платежа (см. рис. 11).

Рис. 11. Выбор контрагента, указание суммы платежа

Отражение в учете арендованного имущества

Не только обеспечительный платеж должен быть отражен на забалансовых счетах, но и само арендованное имущество.

Для данных целей подходит забалансовый счет 001 «Арендованные основные средства». Стоимость такого имущества будет равна стоимости, указанной в договоре аренды.

Заметим, что отсутствие аналитического учета по каждому объекту аренды неизбежно приведет арендатора к штрафным санкциям ( ст. 15.11 КоАП РФ, ст. 120 НК РФ).

Несмотря на то что арендованное имущество не принимается на баланс арендатора, создать новый элемент справочника «Основные средства» бухгалтеру все же придется (см. рис. 12).

Рис. 12. Создание нового элемента справочника «Основные средства»

Есть один нюанс – выделенные цветом поля заполнять не нужно (см. рис. 13).

Рис. 13. Поля, которые заполнять не нужно

Снова создаем документ «Операция» для отражения арендованного объекта за балансом (см. рис. 14).

Рис. 14. Документ «Операция»

Отражение в программе услуг арендодателя

Арендные платежи за офисные помещения в бухгалтерском учете являются расходами по обычным видам деятельности. Такие расходы отражаются на счете 26 «Общехозяйственные расходы».

Если же в договоре аренды, помимо постоянной части арендной платы, предусмотрена переменная часть, как правило, включающая в себя оплату коммунальных услуг, то такие затраты также будут являться расходами по обычным видам деятельности и отражаться с использованием 26 счета.

Что же касается налогового учета, то вышеописанные затраты арендатора будут являться косвенными расходами и учитываться как прочие расходы, связанные с производством и реализацией.

Для отражения услуг арендодателя в программе воспользуемся документом «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги аренды» (начиная с версии 3.0.93 1С:Бухгалтерия 8).

Рис. 15. Документ «Поступление (акты, накладные, УПД)»

Заметим, что ранее такие затраты отражались документом с видом операции – «Услуги».

Рис. 16. Вид операции

Начинаем заполнение документа с «шапки». Здесь необходимо выбрать верный договор аренды с контрагентом. В нашем случае – это договор аренды № 4 от 12.07.2021г.

Рис. 17. Выбор договора аренды

Далее создадим новый элемент справочника «Номенклатура». При желании и для удобства можно задать периодичность услуги. В нашем случае корректным будет периодичность, равная месяцу. Вид номенклатуры — «Услуги», и его изменить нельзя (см. рис. 18).

Рис. 18. Новый элемент справочника «Номенклатура»

Проставив сумму оказанной арендодателем услуги, перейдем к графе «Счета учета» (см. рис. 19). Здесь, как уже говорилось выше, уместным будет использовать счет 26.

Рис. 19. Графа «Счета учета»

Статья затрат «Прочие затраты» с видом – «прочие расходы» (см. рис. 20).

Рис. 20. Статья затрат

Не забываем зарегистрировать счет-фактуру (внизу документа) и при необходимости включить флажок «УПД» (см. рис. 21).

Рис. 21. Регистрация счета-фактуры

Таким образом, документ «Поступление услуги аренды» заполнен верно.

Рис. 22. Документ «Поступление услуги аренды»

Документ формирует следующие проводки.

Рис. 23. Проводки

Произвести проверку всех операций по контрагенту возможно благодаря отчету «Анализ субконто».

Рис. 24. Отчет «Анализ субконто»

Для корректного отражения необходимой нам информации вид субконто должен быть – «Контрагенты». Отчет можно настроить по своему усмотрению с помощью кнопки «Показать настройки» (см. рис. 25).

Рис. 25. Настройка отчета

Проанализировав данные отчета, можно сделать вывод, что информация отражена в программе верно.