Как в программе 1С отразить расходы на аренду, если арендодатель – физическое лицо?

Ранее в статье мы уже разбирали вопрос аренды основных средств в учете у арендатора и арендодателя, когда сторонами договора аренды выступают юридические лица. В данной статье мы рассмотрим ситуацию, при которой арендодатель является физическим лицом. На практике такая ситуация не редкость. Разберем все нюансы данного вопроса на примере.

Итак, ООО «АРЕНДАТОР» заключило договор аренды офисного помещения с физическим лицом Белкиной Анной Григорьевной. Имущество принадлежит арендодателю на праве собственности. Белкина А.Г. не является индивидуальным предпринимателем. Площадь арендованного помещения составляет 10 м². Стоимость основного средства, прописанная в договоре, равна 1 000 000 руб. Акт приема-передачи стороны договора аренды подписали 01.08.2021г.

Арендная плата составляет 50 000 руб. в месяц и состоит из постоянной части, то есть коммунальные платежи не оплачиваются арендатором отдельно.

Отметим, что при аренде имущества у физического лица арендатор выступает налоговым агентом по НДФЛ, то есть ООО «АРЕНДАТОР» обязан удержать налог и перечислить его в бюджет. Ставка налога зависит от того, является ли физическое лицо резидентом. В нашем примере арендодатель является резидентом РФ, следовательно ставка НДФЛ составит 13%.

Важно знать, что нельзя возложить обязанность по уплате налога на арендодателя — физическое лицо, даже если такое условие будет прописано в договоре (п. 5 ст. 3 НК).

Рассмотрим отражение аренды имущества в учете у арендатора на примере программы 1С:Бухгалтерия 8.

Создание нового элемента справочника «Физические лица»

Первое, что необходимо сделать – это ввести в программу данные о физическом лице – арендодателе (см. рис. 1).

Рис. 1. Добавление данных о физическом лице

Заполнив все данные, нужно перейти по ссылке «Налог на доходы» и установить налоговый статус физического лица (см. рис. 2).

Рис. 2. Указание налогового статуса физического лица

В нашем случае арендодатель является резидентом РФ (см. рис. 3).

Рис. 3. Резидент

Отражение на забалансовых счетах арендованного имущества

Далее необходимо отразить арендованное офисное помещение на забалансовом счете 001. Для этого воспользуемся документом «Операция», так как какого-либо специального документа для отражения данной операции программой не предусмотрено (см. рис. 4).

Рис. 4. Документ «Операция»

По кнопке «Создать» сформируем документ с видом «Операция» (см. рис. 5).

Рис. 5. Документ с видом «Операция»

Заполнять данный документ несложно. Дата документа должна совпадать с датой акта приема-передачи имущества. В нашем примере это 01.08.2021г.

Проводка формируется по дебету 001 счета.

Напомним, что на забалансовых счетах метод двойной записи не используется.

Сумма операции будет равна стоимости основного средства, прописанной в договоре. В нашем случае стоимость офисного помещения составляет 1 000 000 рублей (см. рис. 6).

Рис. 6. Заполнение документа «Операция»

Для заполнения субконто «Контрагенты» необходимо создать нового контрагента с видом – физическое лицо. Нужно указать только наименование и ФИО физического лица, остальные данные заполнять не требуется (см. рис. 7).

Рис. 7. Заполнение субконто «Контрагенты»

Субконто «Основные средства» заполняется из одноименного справочника. Необходимо завести новый элемент справочника и заполнить только наименование. Остальные данные не потребуются, так как имущество не принадлежит арендатору, и амортизация по нему начисляться не будет (см. рис. 8).

Рис. 8. Заполнение субконто «Основные средства»

Сформировав оборотно-сальдовую ведомость по счету 001, мы легко можем проверить корректность отражения в программе введенной нами операции (см. рис. 9).

Рис. 9. Оборотно-сальдовая ведомость по счету 001

Выплата арендной платы

Произведем выплату арендной платы арендодателю за август 2021г. в размере 50 000 руб. Для этого необходимо создать платежное поручение (см. рис. 10).

Рис. 10. Создание платежного поручения

Заполнять платежное поручение необходимо очень внимательно (см. рис. 11). Итак, начнем с вида операции. Здесь корректным будет выбрать «Перечисление сотруднику по договору подряда». Дело в том, что данный вид позволит сформировать необходимые нам проводки по счету 76.10 «Прочие расчеты с физическими лицами».

В поле «Сотрудник» выберем созданное ранее физическое лицо. Если ранее в карточке физического лица не были указаны банковские реквизиты, то их можно заполнить по строке «Счет получателя».

Сумму прописываем за вычетом НДФЛ и составит она 43 500 руб.

Статья расходов – «Оплата товаров, работ, услуг, сырья и иных оборотных активов».

В назначении платежа указываем, на основании какого документа совершается оплата. В нашем случае этим документов выступает договор аренды.

Рис. 11. Заполнение платежного поручения

Далее введем документ «Списание с расчетного счета». Как правило, он загружается из «Клиент-банка» (см. рис. 12).

Рис. 12. Ввод документа «Списание с расчетного счета»

Обращаем внимание на выделенные цветом строки (см. рис. 13).

Рис. 13. Выделенные строки

По кнопке ДТ / КТ проверяем сформированные программой проводки. Записи сделаны верно.

Рис. 14. Сформированные проводки

Отражение в учете удержанного НДФЛ

Отразим в учете удержанный у физического лица НДФЛ.

Для этого снова прибегнем к документу «Операция».

Рис. 15. Документ «Операция»

Заполнять документ начинаем с даты (см. рис. 16). Значение данной строки будет соответствовать дате документа «Списание с расчетного счета». В нашем примере – это 11.08.2021г.

По столбцу «Дебет» указываем счет 76.10 Cубконто физическое лицо — арендодатель.

По столбцу «Кредит» - счет 68.01.1 Субконто «Налог (взносы): начислено / уплачено».

Столбец «Сумма» заполняется суммой, равной удержанному НДФЛ. У нас это 6 500 руб.

Рис. 16. Заполнение документа «Операция»

Для того чтобы отчетность по НДФЛ заполнялась корректно, нужно сформировать документ «Операция учета НДФЛ» (см. рис. 17).

Рис. 17. Все документы по НДФЛ

Выбираем из списка нужный нам документ (см. рис. 18).

Рис. 18. Документ «Операция учета НДФЛ»

В шапке выберем арендодателя.

Дата будет соответствовать дате получения дохода. В нашем примере – это 11.08.2021г.

Заполнять документ будем по каждой вкладке.

Первая вкладка «Доходы». Заполняем, как представлено на картинке ниже (см. рис. 19). Сумма указывается полностью, включая налог. У нас – 50 000 руб.

Рис. 19. Заполнение документа «Операция учета НДФЛ»

Переходим на следующую вкладку «Исчислено по 13% (30%) кроме дивидендов».

Здесь необходимо прописать сумму исчисленного налога (см. рис. 20).

Рис. 20. Сумма исчисленного налога

Вычеты не предоставлялись арендодателю, следовательно, данная закладка остается пустой.

На закладке «Удержано по всем ставкам» указываем как сумму налога, так и общую сумму выплаты. Срок перечисления и другие данные заполняются так, как показано на картинке ниже (см. рис. 21).

Рис. 21. Закладка «Удержано по всем ставкам»

Последняя вкладка не заполняется для рассматриваемой операции.

Перечисление НДФЛ в бюджет

Арендатор должен перечислить налог в бюджет не позднее дня, следующего за днем выплаты арендной платы арендодателю. В нашем примере день выплаты 11.08.2021г.

Перечислим НДФЛ в бюджет. Для этого создадим в программе платежное поручение с видом «Уплата налога» (см. рис. 22). В строке «Налог» выбираем «НДФЛ, исчисленный налоговым агентом». Указываем получателя (ИФНС) и платежные реквизиты.

Внимание с 01 января 2021 года произошло изменение реквизитов для уплаты налогов.

Сумма налога составляет 6 500 руб.

Рис. 22. Создание платежного поручения

Ниже по гиперссылке при необходимости исправляем месяц в строке «Налоговый период». В нашем примере – это август 2021 года (см. рис. 23).

Рис. 23. Налоговый период

Строка «Статья расходов» заполняется из справочника «Статьи движения денежных средств». Если нужной статьи нет в списке, то создайте новый элемент справочника с видом «Прочие платежи по текущим операциям».

Рис. 24. Новый элемент справочника

На основании платежного поручения или выгрузки из клиент-банка создадим документ «Списание с расчетного счета».

Здесь необходимо разбить сумму НДФЛ по сотрудникам. В нашем случае это физическое лицо – арендодатель Белкина А. Г.

Рис. 25. Создание документа «Списание с расчетного счета»

Проанализируем проводки, созданные документом. Видим, что программой корректно отражена уплата налога в бюджет.

Рис. 26. Верное отражение уплаты налога в бюджет

Отражение в учете расходов арендатора

Теперь (по окончании месяца) предстоит отразить в учете расходы арендатора.

В программе нет специального документа для такой операции, поэтому воспользуемся документом «Операция». Проводка, которая нам необходима будет выглядеть следующим образом: Дт 26 Кт 76.10.

Рис. 27. Документ «Операция»

Сформируем повторно оборотно-сальдовую ведомость по счету 76.10 за август 2021 года. Видим, что все операции в учете отражены правильно.

Рис. 28. Оборотно-сальдовая ведомость по счету 76.10

Подводя итог, заметим, что в программе не предусмотрен автоматический учет аренды имущества у физических лиц, но благодаря вышеизложенной подробной инструкции бухгалтер сможет безошибочно отразить данные операции в учете.