Как выглядит юридически значимый документ в ЭДО?

Клиенты часто обращаются в техническую поддержку с вопросами:

• Почему документы от других операторов мы получаем в некорректной форме?
• Являются ли документы юридически значимыми?
• Подписывать ли документы от других операторов, если они отображаются некорректно?
  

Пример: ООО «Паровозик» пользуется электронным документооборотом в 1С (оператор – Такском). Контрагент ООО «Ромашка» подключен в компании «СКБ Контур». Между данными организациями настроен роуминг. Рассмотрим, в каком виде компании получают подписанные электронные документы.

Шаг 1. ООО «Паровозик» сформировал, подписал и отправил документ

В такой форме документ формируется и подписывается в 1С.

Нажмите на изображение, чтобы увеличить

Рис. 1

Шаг 2. ООО «Паровозик» получил подписанный документ в своей учетной системе

Контрагент в своей учетной системе видит документ в другой форме.

Нажмите на изображение, чтобы увеличить

Рис. 2

Дополнительные сведения, которые написаны в <>, контрагентами воспринимаются как ошибки. И закономерно возникает вопрос: являются ли такие документы юридически значимыми?

Ответ: Документы являются юридически значимыми, если соответствуют ФЗ №402 Гл. 2 ст. 9.

В документе должно быть 7 обязательных полей:

1. Наименование документа;
2. Дата составления документа;
3. Наименование экономического субъекта, составившего документ;
4. Содержание факта хозяйственной жизни;
5. Величина измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
6. Наименование должности лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление;
7. Подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

В нашем примере каждый контрагент видит свои документы в разном формате, но это не означает, что какой-то из них не имеет юридическую значимость. И в первом, и во втором случае документы имеют все обязательные поля, что подтверждает их юридическую значимость.

Ответ на все вопросы прост: если в документе присутствует 7 обязательных полей, этот документ считается юридически значимым и его можно подписывать.