На каком счете нужно учитывать операции по корпоративной карте?

Средства, находящиеся на счете, к которому привязана карта, при выдаче ее сотруднику являются не чем иным, как средствами, выданными под отчет. Следовательно, для учета операций по корпоративной карте логичным будет использование 71 счета.

Каким образом сотруднику необходимо отчитываться за потраченные денежные средства с корпоративной карты?

Работник всегда должен отчитываться за денежные средства, выданные ему работодателем. Использованные средства с корпоративной карты являются подотчетными суммами. Для того чтобы отчитаться, работник предоставляет авансовый отчет с приложением к нему подтверждающих расходы документов. Для проверки данных организация может запросить в банке отчет по корпоративной карте.

Что делать, если сотрудник потратил денежные средства с корпоративной карты, но не отчитался?

В случае если денежные средства были израсходованы подотчетным лицом не по назначению или же сотрудник не смог предоставить подтверждающие расходы документы, то, заручившись распоряжением (приказом) директора, можно удержать потраченные деньги из заработной платы работника.

Не стоит забывать об ограничениях.

Согласно статье 138 ТК РФ размер удержаний (с каждой заработной платы) не может превышать 20%. Кроме того, работник может и вовсе не дать свое согласие на удержание денежных средств из заработной платы, в таком случае деньги можно будет вернуть только в судебном порядке.

Что если работодатель простит работнику невозвращенные денежные средства?

Такая идея выглядит достаточно привлекательной. Например, когда сумма долга у работника небольшая, чтобы из-за нее судиться, и/или работник не соглашается на удержание задолженности из заработной платы.

Но здесь нужно помнить, что сумма задолженности будет облагаться налогом. А также, кроме НДФЛ, нужно будет начислить страховые взносы. Сумму долга работодатель не вправе списать в расходы.

Теперь подробнее разберем механизм отражения операций по корпоративным картам в программе 1С:Бухгалтерия 8.