Зачастую покупатели и поставщики, осуществляя доставку товара автомобильным транспортом, не уделяют должного внимания транспортной накладной, полагая, что товарной накладной, акта и счета-фактуры достаточно для подтверждения поставки товара.

На самом деле, неверное документальное оформление операции грозит участникам сделки налоговыми рисками.

Действительно, оформление услуги по доставке товара порой вызывает массу вопросов:

• Кто и в каких ситуациях обязан оформлять транспортную накладную?

• Нужно оформлять товарно-транспортную накладную?

• Или два этих документа стоит оформлять одновременно?

Итак, как мы уже заметили ранее, субъекты бизнеса зачастую не считают нужным подтверждать доставку транспортной накладной, полагая, что данный документ является необязательным. Однако, при перевозке товара автотранспортом в обязательно оформляется транспортная накладная ( ч. 1 ст. 8 Закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ, п. 2 ст. 785 ГК РФ).

Нужно помнить, что верно оформленная транспортная накладная является одним из документов, подтверждающих не только факт оказания услуги по доставке товара, но и реальность совершенной сделки.

В каких случаях необходимо оформлять транспортную накладную?

Оформление документа обязательно, если:

1. Поставщик или покупатель при перевозке товара прибегают к услугам транспортной компании. Тогда заказчик услуг будет являться грузоотправителем и составлять транспортную накладную.

2. Поставщик доставляет груз покупателю собственными силами, при этом стоимость услуги по доставке согласована и зафиксирована в договоре и в акте. То есть в данной ситуации покупатель отдельно платит за услугу доставки груза, в соответствии с договором поставки, где указана цена услуги. Оформленная поставщиком транспортная накладная будет являться подтверждением транспортных расходов.

Если поставщик не оформил должным образом транспортную накладную или вовсе не предоставил данный документ, то покупатель не сможет принять расходы на доставку в налоговом учете и НДС к вычету. Даже если продавец на услугу доставки предоставит акт, это не будет являться подтверждением понесенных покупателем расходов. Расходы на доставку могут быть подтверждены только транспортной накладной.

Нужно ли одновременно с транспортной накладной оформлять и товарно-транспортную накладную?

Нет, обычно оформление товарно-транспортной накладной одновременно с транспортной накладной не требуется ( письма Минфина от 15.10.2018 № 03-03-06/1/73696, от 28.08.2018 № 03-03-06/1/61110). Хотя ранее налоговые инспекторы придерживались противоположного мнения.

Бывают операции, при которых товарно-транспортные накладные должны быть оформлены – транспортировка абсолютно любым транспортом этилового спирта, спиртосодержащей и алкогольной продукции.

Несмотря на то что наличие этого документа необязательно, формировать его все же можно. Товарно-транспортная накладная наряду с транспортной накладной подтверждает факт доставки товара продавцом покупателю. Но еще раз повторим, что для целей налогового учета необходимо иметь транспортную накладную.

В каких случаях транспортная накладная не нужна?

Не всегда при перевозке товаров нужна транспортная накладная. Не придется составлять данный документ, если:

1. Покупатель самостоятельно забирает товар у поставщика. В такой ситуации перевозку груза подтвердит путевой лист.

2. Поставщик в документах на поставку не указал цену доставки, а включил ее в стоимость товара. В данном случае для подтверждения расходов понадобится товарная накладная и товарно-транспортная накладная.

Транспортная и товарно-транспортная накладная в программе 1С: Бухгалтерия 8 (ред. 3.0)

Разобрав все нюансы, касающиеся транспортной и товарно-транспортной накладной, перейдем к оформлению данных документов в программе 1С: Бухгалтерия 8 (ред. 3.0).