Что такое кадровый электронный документооборот (КЭДО)?

Хоть данное понятие и новое, но ничего сложного в нем нет. Закон установил, что КЭДО — создание, подписание, использование и хранение кадровых документов в электронном виде.

Важно отметить, что такие документы не нужно дублировать на бумаге.

Все ли кадровые документы можно перевести в электронный формат?

Для ответа на данный вопрос обратимся к изображению ниже (рис. 1). Большая часть документов может быть переведена в электронный вид, но есть и те, для которых эта возможность пока не предусмотрена.

Рис. 1. Перевод документов в КЭДО

Организациям необязательно одновременно переводить на КЭДО все перечисленные выше документы. Можно начать с какого-либо одного. Или же вовсе перевести определенную категорию работников, например, тех, кто имеет постоянный доступ к компьютеру. Для них осуществить переход на КЭДО будет проще.

Переход на КЭДО — это право организации или обязанность?

В части 1 ст. 22.2 ТК РФ сказано, что компания должна самостоятельно принять решение о введении электронного документооборота. А это значит, что организациям необязательно переходить на КЭДО и они вправе продолжать оформлять кадровые документы на бумаге.

Если же компания приняла решение перейти на КЭДО, то она должна об этом уведомить своих сотрудников, а также соискателей. В свою очередь работники или же соискатели могут не согласиться на ведение кадровых документов в электронном виде. Такое право за ними закреплено в ч. 4 и ч. 6 ст. 22.2 ТК РФ. Ведь переход на КЭДО для них, так же как и для работодателей доброволен.

В случае, если сотрудник или же соискатель согласны на КЭДО, то компании нужно в обязательном порядке получить от них согласие в письменной форме. Если же такого согласия нет, то и осуществлять КЭДО в отношении данных сотрудников компания не вправе.

Из этого правила есть одно исключение. Согласие не потребуется, если работник был принят в компанию после 31.12.21 г. и это его первое место работы, в таком случае КЭДО применяется по умолчанию, если компания ранее перешла на КЭДО.

Согласие на КЭДО может быть подано работником в любой момент, но, согласившись, сотрудник уже не сможет отказаться от КЭДО. Вернутся к бумажному документообороту у такого работника все же есть шанс, но для этого придется поменять работодателя.

Подчеркнем, что если сотрудник или соискатель не желает переходить на КЭДО или же у данных физических лиц вовсе отсутствует электронная подпись, то организация не имеет права отказать в приеме на работу таких лиц или же уволить их по этим причинам.

Как компании перейти на КЭДО?

Если же организация приняла решение перейти на КЭДО, то ей потребуется разработать внутренние нормативные акты.

Данные документы должны регламентировать все нюансы кадрового документооборота с сотрудниками (см. рис. 2):

Рис. 2. Локальные нормативные акты по КЭДО

Какую систему выбрать для КЭДО?

У организации есть право самостоятельно выбирать ту систему, которая сможет обеспечить составление, формирование, подписание, а также хранение кадровых документов в электронной форме. Это может быть какая-либо коммерческая система или же сервис «Работа в России».

Если говорить о сервисе «Работа в России», то заметим, что у данной системы есть существенные недостатки. Например, она не сможет интегрироваться с другими программными продуктами работодателя, что может существенно усложнить работу кадрового отдела, так как скорее всего все данные придется вносить в сервис вручную. Кроме того, на сегодняшний день «Работа в России» ограничивает количество сотрудников от одной компании. То есть в программе может быть не более 1000 работников. Для крупных организаций такое ограничение может вызвать определённые трудности с введением КЭДО.

Справедливости ради, заметим, что данное ограничение в будущем будет снято.

Главное, на что нужно обратить внимание, что все расходы, связанные с КЭДО, будут возлагаться на организацию. Сотрудники пользуются программой абсолютно бесплатно.

Нужна ли сотрудникам электронная подпись?

Если работник перешел на КЭДО, то у него конечно должна быть электронная подпись. Иначе он не сможет подписывать электронные документы.

Существуют кадровые документы, подпись которых может быть осуществлена лишь усиленной квалифицированной электронной подписью.

Ниже в таблице приведены все такие документы:

Рис. 3. Документы, которые можно подписывать только квалифицированной электронной подписью

Остальные кадровые документы работник вправе подписывать простой электронной подписью.

Расходы на получение сотрудниками электронной подписи организация берет на себя. Исключением же является ситуация, когда у работника или соискателя уже есть самостоятельно полученная усиленная квалифицированная электронная подпись. В таком случае данные физические лица имеют право использовать ее. Новую подпись получать не требуется.

Мы настоятельно рекомендуем, сотрудникам, ответственным за кадровый документооборот, ознакомиться с новыми статьями 22.1–22.3 ТК РФ. Их детальное изучение позволит компаниям не совершить ошибок при введении КЭДО.

Переход на КЭДО существенно облегчает работу кадровых работников, если реализован через специальные сервисы, к примеру, СБИС. Сервис снижает нагрузку на отдел персонала, так как дает возможность работникам получать различные справки в личном кабинете, и позволяет без лишних затрат сотрудничать с удаленными сотрудниками. Успешный опыт компаний с работниками по всей стране тому подтверждение.

Планируете переход на кадровый ЭДО?
Наши специалисты помогут вам!