Зачем вашему бизнесу электронный документооборот?
В разгар пандемии предприниматели по-новому посмотрели на электронный документооборот (ЭДО). Возможность обмениваться документами, когда большинство контрагентов перешли на удаленный режим работы, помогла бизнесу быстро перестроиться и продолжить работу в новых реалиях. О том, зачем нужно подключить ЭДО и кто должен сделать это обязательно, рассказываем в нашей статье.
Что такое электронный документооборот
Электронные документы — юридически значимые, как и бумажные. Только вместо привычных печати и подписи руководителя они заверены электронной подписью. И отправляют такие документы не по почте, а по закрытым каналам связи при помощи специальных программ. Электронные документы можно проверять на наличие ошибок автоматически. Их доставка занимает считаные минуты, даже если партнеров разделяют тысячи километров.
Компании используют ЭДО для обмена документами с контрагентами и внутреннего документооборота. Есть ситуации, когда подключаться к ЭДО нужно обязательно. Например, при торговле маркированными товарами нужно обмениваться электронными накладными с контрагентами.
Преимущества электронного документооборота
Помимо экономии бумаги, электронный документооборот делает работу с документами комфортнее. Не нужно ждать, пока курьер привезет требуемые документы, и они не потеряются в дороге. К тому же их проще хранить. Перед отправкой электронные документы проходят контроль на соответствие шаблону, что исключает большинство ошибок при обмене.
Использование электронного документооборота особенно удобно, если у компании много контрагентов, которым нужно отправлять документы.
Внедрение внутреннего документооборота помогает ускорить согласование документов, упорядочить их хранение и контролировать сроки согласования.
Что нужно для подключения к ЭДО
Электронная подпись. Она потребуется, чтобы подписывать документы на компьютере и равноценна живой печати и подписи руководителя.
Подключение к оператору ЭДО. Для обмена документами с партнерами необходимо использовать закрытый канал связи. Его обеспечивают операторы ЭДО.
Важно! Чтобы обмениваться электронными документами с партнерами, необходимо, чтобы они тоже были подключены к системе электронного документооборота. Если контрагенты подключены к другому оператору, потребуется настроить роуминг.
Мы предлагаем компаниям 2 решения: 1С:Электронный документооборот и СБИС++. Первый встроен в решения 1С, второй — онлайн-сервис, который позволяет создавать и редактировать документы без дополнительных программ или загружать их из своей учетной системы.