В 2020 году эксперты ФНС при поддержке бизнес-структур разработали «Концепцию развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности». В планах ведомства к 2024 году перевести в электронный вид 95% счетов-фактур (без отнесенных к гостайне), а также 70 % транспортных и товарных накладных.

На момент разработки концепции в стране суммарные затраты бизнеса на создание, обработку и хранение бумажной документации составляли 6 млрд человеко-часов и 3,5 трлн рублей.

Перед ФНС поставлена одна из задач – информировать бизнес о выгодах перехода на ЭДО. Стали регулярно проводиться мероприятия, транслироваться кейсы компаний, появились калькуляторы, в которых можно просчитать экономию при отказе от печати документов, курьерской доставки, обслуживании оргтехники.

Массовому переходу бизнеса в России на электронный документооборот способствует введение обязанности его использовать в некоторых сферах экономики.

Маркировка товаров

С 1 января 2022 года обмен документами по маркированному товару возможен только через операторов электронного документооборота. Продавец передаёт в систему наименование и количество продукции, формируя универсальный передаточный документами с кодами маркировки, а покупатель подтверждает приёмку товара.

Через оператора ЭДО сведения о смене собственника товара поступают в национальную систему цифровой маркировки «Честный знак» и там фиксируются.

Напомним, что до 2022 года можно было не использовать ЭДО, а составлять накладные на бумаге. Сведения о кодах передавали вручную через личный кабинет системы.

Тенденции развития маркировки продукции в России нацелены на расширение перечня товаров. На очереди – безалкогольные напитки, медицинские изделия, БАДы и велосипеды.

Для удобства пользователей 1С можно настроить интеграцию программы с системой «Честный знак».

Это позволит работать с маркированным товаром в едином окне своей программы: формировать документы, в составе которых будут коды маркировки, и сразу отправлять их контрагентами. Данные в «Честный знак» будут переданы автоматически.

Документооборот в логистике

Еще в октябре 2020 года состоялся эксперимент по работе с электронными транспортными накладными. Он помог понять, как оптимизировать документооборот и какие плюсы есть для участников.

По итогам эксперимента было принято решение о необходимости полноценного внедрения электронного документооборота в автомобильных грузоперевозках и создании для этой цели государственной информационной системы – ГИС ЭПД. Система создана, а значит, вскоре электронный обмен документами станет обязательным. 

Переход бизнеса на электронные перевозочные документы позволит сократить затраты на бумажную работу и повысить скорость и качество доставки грузов.

В электронный вид переходит вся цепочка действий: от создания заявки на перевозку и заканчивая подтверждением выполнения заказа. Это упростит работу всех участников сделки. Получатель быстрее получит груз, а перевозчик оплату за свои услуги. 

На рынке ЭДО уже появились сервисы для обмена электронными перевозочными документами. Пользователям 1С переживать не стоит, встроенный функционал в программе уже реализован – сервис 1С-ЭПД.

Первый в России электронный путевой лист проведен ГУП «Мосгортранс» именно через этот сервис.

Как перейти электронный документооборот

Определитесь с сервисом, в котором будете работать. Если вы пользователь программы 1С, сервис ЭДО уже есть в вашей программе – 1С-ЭДО. У пользователей договора ИТС уровня ПРОФ и ТЕХНО бесплатные пакеты документов: 100 и 50 пакетов в месяц соответственно.

1С-ЭДО встроен в программу 1С. Работайте в режиме одного окна, не выгружая документы для отправки через другие сервисы. Также забудьте о дополнительных (и часто платных) интеграциях между сервисом ЭДО и программой 1С.

Для работы в сервисе ЭДО понадобится усиленная квалифицированная электронная подпись. Напомним, что директор коммерческой организации и ИП получает подпись на себя в ФНС. Убедитесь заранее, что инспекция, которую планируете посетить, занимается выпуском электронной подписи. Подпись записывается только на защищенный носитель – универсальная модуль Рутокен Lite.

Настройте документооборот с контрагентами в электронном виде: отправьте приглашения и примите отправленные вам. Разные операторы ЭДО – это нормально. Обмену не помешает благодаря роумингу как у сотовых операторов.

Отправьте первый документ, чтобы проверить настройки и понять на практике, как подписывать электронном виде. Поможем на каждом из этапов перехода на электронный документооборот, чтобы вы уже начали сокращать затраты на бумагу, курьерскую доставку и повышать эффективность бизнес-процессов в своей компании.