По итогам эксперимента было принято решение о необходимости полноценного внедрения электронного документооборота в автомобильных грузоперевозках и создании для этой цели государственной информационной системы – ГИС ЭПД. 

Министерство транспорта России разработало правила, которые регламентируют обмен перевозочными документами и электронными транспортными накладными, а также процесс передачи таких документов в систему ГИС ЭПД. Правила закреплены в Постановлении Правительства от 21 мая 2022 года №931, которое вступило в силу с 1 сентября 2022 года.

Уже утверждены XML-формы следующих документов:

• транспортные накладные (ЭТрН),
• электронные заказ-наряды (ЭЗН),
• электронные сопроводительные ведомости (ЭСВ).

К 1 марта 2023 года утвердят договор фрахтования, путевой лист, заказ/заявку, экспедиторскую расписку.

Электронный документооборот между участниками грузоперевозок реализован через операторов, получивших специальное разрешение Минтранса. Поэтому для работы необходимо заключить соглашение с одним из них.

Компания Калуга Астрал первой получила такое разрешение и была внесена в реестр.

Предпосылки внедрения ЭДО

Чтобы понимать предпосылки внедрения электронного документооборота, давайте рассмотрим, как выглядит процесс на бумаге. В классическом сценарии перевозки участвуют минимум 3 стороны: грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель.

Процесс обмена транспортными накладными на бумаге выглядит следующим образом:

• Грузоотправитель формирует 4 экземпляра транспортных накладных (ТрН) и подписывает их. Из них: 2 экземпляра для самого Грузоотправителя (факт отгрузки, факт выгрузки), 1 экземпляр для Грузоперевозчика, 1 экземпляр для Грузополучателя.

• Грузоотправитель передает водителю все 4 экземпляра ТрН. Водитель их подписывает, тем самым подтверждая факт получения груза. 1 подписанный экземпляр остается у Грузоотправителя как подтверждение того, что груз передан водителю. 3 других экземпляра водитель берет с собой.

• В результате доставки груза Грузополучатель и Водитель подписывают 3 экземпляра ТрН (водитель подтверждает факт выгрузки, грузополучатель – факт получения груза). 1 экземпляр остается у грузополучателя. 2 оставшихся водитель отвозит обратно.

• В результате перевозки 1 подписанный всеми экземпляр остается у Перевозчика, один экземпляр водитель доставляет Грузоотправителю. Первоначальный экземпляр накладной, подписанной грузоотправителем и водителем, можно утилизировать, так как он был лишь страховкой на случай спорных моментов.

Очевидно, такой большой объем документооборота будет по каждой доставке груза. Мы рассмотрели лишь классический сценарий перевозки, в котором участвуют 3 стороны. Документооборот может затянуться, если, к примеру, изменился адрес получателя, в документе обнаружены ошибки или один из них был утерян. Именно поэтому сфере логистики важно переходить на электронный документооборот.




Процесс обмена электронными ТрН

Переход на электронные ТрН позволяет ускорить документооборот, снизить его стоимость в разы, оперативнее исправлять ошибки в документах и закрывать сделки. Давайте рассмотрим процесс обмена документами на примере сервиса 1С-ЭПД  (совместной разработки компании Калуга Астрал и фирмы 1С):

• Грузоотправитель создает ЭТрН в своей учетной системе, подписывает ее квалифицированной электронной подписью (КЭП) и отправляет участникам перевозки. Подписывает часть документа – титул 1.

Титул – это часть электронного перевозочного документа, которая подписывается после завершения одного из этапов перевозки.

• Перевозчик получает и также подписывает ЭТрН с помощью квалифицированной электронной подписи.

Для проверки на дороге сотрудникам ГИБДД достаточно будет показать QR-код. Считав его мобильным устройством, инспектор сможет получить все необходимые данные о грузе и перевозчике. При работе в сервисе 1С-ЭПД QR-год генерируется через специальный телеграм-бот.

• Грузополучатель принимает доставленной груз и подписывает своей подписью (титул 3).

• Перевозчик подписывает своей подписью титул 4 и завершает документооборот.

В системе ГИС ЭПД фиксируется каждое подписание документа.



Для согласований и замечаний можно дать водителям и кладовщикам право участвовать в документообмене — для этого они смогут использовать простые электронные подписи (ПЭП).


Как перейти на электронный документооборот в логистике?

Шаг 1. Подключиться к оператору ЭПД. Через него вы сможете формировать ЭТрН, подписывать в них титулы, отправлять их сторонам перевозки и в ГИС ЭПД.

Такую возможность дает сервис 1С-ЭПД – совместная разработка фирмы 1С и компании Калуга Астрал. 1С-ЭПД активируется за пару кликов в вашей 1С, и можно начинать работу. Оплата идет за подписанные титулы (есть возможность предоплаченных тарифов и постоплаты. В среднем стоимость титула - 7 рублей).

Важно понимать, что более 90% предприятий автоматизировано на базе 1С, поэтому встроенный в 1С сервис дает дополнительное удобство пользователям: не нужно переключаться между программами, изучать новый интерфейс. Ваши контрагенты охотнее согласятся перейти на ЭДО, так как с большей вероятностью в своей работе также используют программу 1С.

Шаг 2. Получить электронные подписи всем участникам.

Напомним, что с 1 сентября 2023 года электронные подписи на сотрудника перестанут действовать, нужно будет получать КЭП физлица и оформлять машиночитаемую доверенность.

Если планируете, что водители и кладовщики будут участвовать в ЭДО, нужно обеспечить их телефонами или планшетами. Так они смогут работать в системе ЭДО, оставлять замечания и согласовывать информацию. Калуга Астрал и фирма 1С разрабатывают мобильное приложение, чтобы использовать 1С-ЭПД на мобильных устройствах.

ЭДО в сфере грузоперевозок уже запущен в России на добровольной основе. Используйте совместное решение фирмы 1С и компании Калуга Астрал сервис 1С-ЭПД, чтобы оптимизировать свою работу и подготовиться к тому моменту, когда ЭДО станет обязательным.

Поможем вам оптимизировать документооборот в грузоперевозках!

Закажите консультацию специалиста,
чтобы подробнее узнать о сервисе 1С-ЭПД


ОСТАВИТЬ ЗАЯВКУ