Законодательство
Обеспечение юридической значимости электронного документооборота и законность применения электронных документов в Российской федерации обеспечивается следующими нормативными актами:
Обеспечение юридической значимости электронного документооборота
Федеральный закон «Об электронной подписи» N 63-ФЗ от 06.04.2011
Ст.2.п.1. Электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.
Ст.4.п.3. Недопустимость признания электронной подписи и (или) подписанного ею электронного документа не имеющими юридической силы только на основании того, что такая электронная подпись создана не собственноручно, а с использованием средств электронной подписи для автоматического создания и (или) автоматической проверки электронных подписей в информационной системе.
Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» №1-ФЗ от 10.01.2002 (Утратил силу с 01.07.2013 года)
Ст.3. Электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме; электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.
ст.4. п.1. Электронная цифровая подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе…
Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» №149-ФЗ от 27.07.2006
П.11.п.4. В целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений, в которых участвуют лица, обменивающиеся электронными сообщениями, обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения, в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами.
Законность электронного документооборота
Гражданский кодекс РФ (часть первая)
ст.160 п.2. Использование при совершении сделок … электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом…
ст.434 п.2. Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного дoкyмeнта, подписанного сторонами, а также путем обмена дoкyмeнтами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что дoкyмeнт исходит от стороны по договору.
Федеральный закон «О бухгалтерском учете» №129-ФЗ от 21.11.1996
п.7 ст.9. Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации.
Налоговый кодекс РФ (часть вторая) в редакции Федерального закона N 229-ФЗ от 27.07.2010
ст.169 п.1. Счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе и (или) в электронном виде.
ст.169 п.6. Счет-фактура, составленный в электронном виде, подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации, индивидуального предпринимателя в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Порядок использования электронных документов
Приказ ФНС России от 29.06.2012 N ММВ-7-6/465@
"Об утверждении формата описи документов, направляемых в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи".
Приказ ФНС России от 05.03.2012 №ММВ-7-6/138@
«Об утверждении форматов счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронном виде».
Приказ ФНС России от 21.03.2012 №ММВ-7-6/172@
«Об утверждении форматов первичных учетных документов».
Приказ ФНС России от 30.01.2012 № ММВ-7-6/36@
«Об утверждении форматов представления документов, используемых при выставлении и получении счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной подписи».
Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137
«О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость».
Приказ Минфина России от 25.04.2011 № 50н
«Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи».
Приказ ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@
«Об утверждении Порядка направления требования о представлении документов (информации) и порядка представления документов (информации) по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи».
Приказ ФНС России от 9 июня 2011 г. N ММВ-7-6/362@
«Об утверждении форм и форматов сообщений, предусмотренных пунктами 2 и 3 статьи 23 налогового кодекса РФ, а также порядка заполнения форм сообщений и порядка представления сообщений в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи».
Письмо Минфина РФ от 05.10.2011 N ЕД-4-3/16368@ «Об отдельных вопросах применения электронных документов».
...Федеральная налоговая служба сообщает, что легитимно составленные первичные учетные документы на бумажном носителе и в электронном виде с использованием электронной цифровой подписи являются равнозначными (имеют одинаковую юридическую силу) и возлагают идентичные права и обязанности на субъекты хозяйственной деятельности».
Письмо Минфина РФ от 01.08.11 №03-07-09/25
…требования к операторам электронного документооборота во многом идентичны требованиям к специализированным операторам связи, осуществляющим в настоящее время передачу налоговой декларации в электронном виде по каналам связи от налогоплательщиков или их представителей в налоговые органы…
Письмо Минфина от 26.08.11 № 03-03-06/1/521
Если истребуемый у налогоплательщика документ составлен в электронном виде не по установленным форматам, представление документа производится на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании документа квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью).
Письмо Минфина от 01.08.11 №03-07-09/26
Согласие на применение электронных счетов-фактур может быть оформлено с учетом применяемых в предпринимательской деятельности правил поведения (обычаев делового оборота), в том числе посредством обмена документами, без составления одного документа, подписанного сторонами, выполнения действий, свидетельствующих о согласии на составление счетов-фактур в электронном виде, и т.п.
Признание судебными органами электронных документов наравне c бумажными
Арбитражный процессуальный кодекс РФ
ст. 75 п.3. Документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", а также документы, подписанные электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и в порядке, которые установлены настоящим Кодексом, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или договором либо определены в пределах своих полномочий Высшим Арбитражным Судом Российской Федерации.
Гражданский процессуальный кодекс РФ
ст. 71. п.1. Письменными доказательствами являются содержащие сведения об обстоятельствах, имеющих значение для рассмотрения и разрешения дела, акты, договоры, справки, деловая корреспонденция, иные документы и материалы, выполненные в форме цифровой, графической записи, в том числе полученные посредством факсимильной, электронной или другой связи либо иным позволяющим установить достоверность документа способом.
Арбитражная практика
Постановление Федерального арбитражного суда Волго-Вятского округа от 11.08.2010 по делу N А43-5226/2010
ФАС Волго-вятского округа признал юридическую силу электронного документа, подписанного ЭЦП. В деле истец требовал взыскать задолженность с ответчика за неоплаченный товар. В свою очередь, ответчик не хотел признавать электронные документы, подписанные ЭЦП и утверждал, что они были подписаны неуполномоченным лицом. Суд установил, что документы составлены в соответствии с требованиями, между сторонами было заключено дополнительное соглашение к договору, в котором стороны предусмотрели применение электронного документооборота с использованием ЭЦП при составлении первичной учетной документации. Так же в суде был представлен сертификат ЭЦП подписанта. Таким образом, суд постановил, что первичные документы были подписаны уполномоченным лицом ответчика надлежащим образом.
Постановление Федерального арбитражного суда северо-западного округа от 01.06.2009 по делу №А56-28501/2008
Довод ИФНС об отсутствии у ОАО оснований для предъявления к вычету НДС по счету-фактуре, подписанному путем проставления штампа-факсимиле, воспроизводящего личную подпись руководителя организации-поставщика, необоснован, поскольку действующее законодательство не устанавливает допустимые способы подписания счетов-фактур и не предусматривает запрет на совершение подписи руководителя путем проставления факсимильной подписи, которая представляет собой способ выполнения оригинальной личной подписи.
Определение Высшего арбитражного суда Российской федерации от 13.02.2009 № ВАС-16068/08
В передаче дела по заявлению о признании незаконным акта налогового органа в части доначисления налогов, начисления пени, привлечении к налоговой ответственности по п. 1 ст. 122 НК РФ для пересмотра в порядке надзора судебных актов отказано, поскольку представленные в дело доказательства подтверждают наличие хозяйственных операций между заявителем и ООО, проставление на счетах-фактурах факсимильной подписи при наличии соглашения об этом не говорит о нарушении обществом ст. 169 НК РФ.