Что именно меняется с 1 сентября 2026 года

Федеральный закон от 7 июня 2025 года № 140-ФЗ переводит значительную часть перевозочных документов в обязательный электронный формат. В частности, с 1 сентября 2026 года электронными должны оформляться транспортные накладные, заказы и заявки на перевозку, экспедиторские документы, а также документы для железнодорожных и авиа грузоперевозок.

Работа строится через операторов информационных систем ЭПД. Компания не подключается к ГИС ЭПД напрямую: документы формируются и подписываются через оператора, который передает их в государственную систему. 

Если вы работаете с перевозочными документами в сервисах 1С-ЭПД или Доки, то оператором является АО «Калуга Астра», компания стала первым оператором ИС ЭПД в России.

Почему говорят, что штрафов не будет

Требование перейти на электронный формат перевозочных документов начинает действовать именно 1 сентября 2026 года. Но первые шесть месяцев государство намерено не применять штрафные санкции: при выявлении бумажной накладной инспектор ограничится устным предупреждением. 

Такой подход Министерство транспорта России неоднократно подтверждало в своих разъяснениях.

Воспринимать период до 1 марта 2027 года как возможность ничего не менять – рискованная стратегия. У компании остаются как минимум налоговые и рыночные риски, даже если транспортный контроль в этот период не приведет к штрафу.

Риски при оформлении документов на бумаге

Первый риск – налоговый. Отсутствие штрафа со стороны транспортного контроля не означает, что бумажный документ автоматически станет безопасным с точки зрения налогового учета. 

ФНС отдельно подчеркивает: переход на цифровой формат не меняет принципы налогового контроля. Можно столкнуться с отказом в расходах по налогу на прибыль (ст. 252 НК РФ), вычете по НДС, штрафом за непредставление документов по требованию ФНС (ст. 93, 126 НК РФ) и за грубые нарушения правил учёта. 

Если перевозочный документ оформлен не в предусмотренном законом формате, компании придется объяснять, почему обязательный электронный документ отсутствует и каким образом подтверждаются соответствующие хозяйственные операции. Таким образом, сам по себе переходный период не является оправданием нарушения ведения налогового учета.

Второй риск – отношения с контрагентами. Электронные перевозочные документы – не только способ показать документ инспектору. Это часть цифровой цепочки между грузоотправителем, перевозчиком и грузополучателем. Поэтому отказ компании от ЭПД может стать проблемой уже на уровне коммерческих отношений. Крупный заказчик может просто отказать в сотрудничестве из-за неготовности к обмену в электронном виде.

Что делать бизнесу до 1 марта 2027 года

Переходный период разумнее использовать не для отсрочки, а для спокойного внедрения. До 1 сентября стоит выбрать оператора ИС ЭПД и настроить сервис, определить, кто будет ответственен за подписание, а также обязательно протестировать обмен с контрагентами.

После 1 сентября можно использовать оставшиеся месяцы переходного периода для устранения ошибок: проверить, где документы формируются неправильно, какие подразделения не успевают подписывать их вовремя, какие контрагенты еще работают по старой схеме.

Напомним, что если вам разрешено работать без ЭПД, каждый бумажный перевозочный документ стоит сопровождать внутренней служебной запиской, в которой указаны маршрут, причина невозможности электронного оформления и подтверждающие документы.

Пошаговый план перехода на транспортный ЭДО

Если вы работаете в программе 1С, то для перехода на транспортный ЭДО нужно настроить встроенный сервис 1С-ЭПД. Он подходит для компаний, которые работают в типовых конфигурациях 1С, и, если доработки программ не затрагивали раздел ЭПД в 1С.

Нажмите на изображение, чтобы увеличить

Рис. 1. Создание ЭТрН на основании реализации товаров и услуг

Для начала обмена электронными перевозочными документами из программы 1С необходимо:

• Быть подключенным к сервису 1С-ЭДО.

Если вы ещё НЕ подключены к 1С-ЭДО, выполнить подключение можно по инструкции. Если вы УЖЕ подключены, переходите к следующему пункту.

• Выпустить электронные подписи на ответственных сотрудников и зарегистрировать машиночитаемые доверенности (МЧД).
• Согласовать с контрагентами переход на ЭПД.
• Для корректного обмена электронными перевозочными документами необходимо настроить связь между всеми участниками перевозки. Сделать это можно по инструкции.
• Указать в настройках виды используемых документов по инструкции.
• Приобрести один из годовых пакетов документов исходя из своего объема документов.

Если у вас нет программы 1С или нужно обеспечить работу сотрудников без доступа в учетную программу, работу с перевозочными документами лучше организовать в сервисе Доки. Это веб-сервис с мобильной версией и бесплатным модулем для программы 1С.

Главный вывод простой: штрафа от инспектора за перевозку с бумажными документами до марта может не быть, но экономическая цена работы «по-старому» может появиться значительно раньше. Поэтому 1 марта 2027 года лучше воспринимать не как дату, когда нужно начать переходить на ЭПД, а как крайний срок, к которому переход уже должен быть полностью отлажен.

Статьи по теме «Транспортный ЭДО»: 

Ответы на вопросы по транспортному ЭДО с 1 сентября 2026 года

Шпаргалка по транспортному ЭДО: 4 распространенных сценария перевозки и полный маршрут документов

Как перейти на обмен электронными транспортными накладными в программе 1С?