Переход на электронные перевозочные документы регулирует Федеральный закон № 140-ФЗ от 07.06.2025. Этот документ вносит правки в транспортно-экспедиционное законодательство и определяет точные сроки цифровизации для всей отрасли.

Ключевые даты, которые нельзя пропустить

Помимо перехода на электронные перевозочные документы, с 2026 года законодательство вводит обязательную регистрацию участников рынка в национальной цифровой транспортно-логистической платформе (НЦТЛП) «ГосЛог». Это требование направлено на создание прозрачной системы грузоперевозок и борьбу с недобросовестными компаниями.

С 1 марта началась регистрация экспедиторов в системе ГосЛог. Крайний срок, до которого нужно пройти регистрацию – 1 мая 2026 года. Уведомление о включении в реестр экспедиторов подаётся через Госуслуги, срок рассмотрения 1-7 рабочих дней. В течение 45 календарных дней с даты включения в реестр экспедитор должен подать заявление в территориальный орган ФСБ и пройти многоэтапное подключение к техническим средствам ведомства.

С 1 сентября 2026 года следующие документы должны оформляться исключительно в электронной форме:

• транспортная накладная;
• заказ (заявка) на перевозку;
• экспедиторские документы (поручение экспедитору, экспедиторская расписка, складская расписка);
• путевой лист (обязателен для перевозки алкогольной и спиртосодержащей продукции).

Однако полный запрет бумаги невозможен из-за отсутствия связи, режима секретности или сбоев систем. Поэтому Минтранс подготовил проект приказа с перечнем исключений, когда после 1 сентября 2026 года бумажная транспортная накладная и заказ-заявка останутся легитимны.

Ситуации, в которых после 1 сентября 2026 года бумажные транспортные накладные и заказ-заявки будут разрешены:

• Режимы ЧС, военного положения;
• Воинские перевозки и спецгрузы для обороны;
• Участник перевозки - иностранное лицо;
• Каботаж иностранными перевозчиками из стран ЕАЭС;
• Клиент - физлицо для личных нужд;
• Маршрут по зоне без устойчивого интернета (перечень определит Минцифры, пока эта категория в проекте отсутствует, но может появиться).

Важно: применение бумажной транспортной накладной вне этого перечня после 1 сентября будет являться нарушением. Грозят штрафы и налоговые риски (расходы на перевозку могут не принять). Рекомендуем следить за финальной версией приказа и заранее готовить 1С к работе с ЭТрН.

Обязательное применение электронных перевозочных документов распространяется на всех участников логистических цепочек, задействованных в перевозке грузов с привлечением наемного транспорта: грузоотправителей, грузополучателей, перевозчиков и экспедиторов.

Обратите внимание: ЭТрН не требуется, если перевозка осуществляется без привлечения перевозчика по договору: при доставке своим транспортом (в т.ч. между своими подразделениями) или при самовывозе силами покупателя.

В работе с электронными перевозочными документами ключевое значение имеет правильное определение своей роли: именно от нее зависит, какие именно титулы вы подписываете и какие документы обязаны сформировать.

Роли участников и этапы подписания ЭТрН

В стандартной перевозке без экспедитора ЭТрН проходит четыре стадии подписания, а значит, документ имеет четыре обязательных титула:

• Титул 1. Оформление: заполняется грузоотправителем (данные о грузе, маршруте, участниках). Подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).
• Титул 2. Погрузка: подтверждается перевозчиком (водителем). Он сверяет груз с документами, фиксирует дату и время приёмки. Водитель может использовать простую электронную подпись с последующим подписанием УКЭП компании.
• Титул 3. Приёмка: подписывается грузополучателем, который подтверждает доставку, проверку и приёмку груза (с возможными замечаниями).
• Титул 4. Выдача груза: завершается перевозчиком (водителем), который фиксирует факт передачи груза получателю и выполнения обязательств.

Кроме того, в процессе обмена ЭТрН могут использоваться ситуативные (необязательные) титулы. Они применяются только при возникновении определённых обстоятельств, например: смена водителя, замена транспортного средства, изменение адреса доставки и т.п.

Переход на электронные транспортные накладные с 1С-ЭПД

1С-ЭПД – это встроенный в программы 1С сервис для работы с электронными перевозочными документами, который позволяет полностью отказаться от бумаги в логистическом документообороте. Пользователям 1С не придется осваивать сторонние программы или покупать дополнительные обработки - все инструменты уже являются частью системы. 

Сервис поддерживает все сценарии работы с ЭПД, позволяет мгновенно уведомлять участников перевозки и включает мобильное приложение для водителей.

Для настройки обмена электронными перевозочными документами в 1С необходимо:

1. Быть подключенным к сервису 1С-ЭДО.

2. Выпустить электронные подписи на ответственных сотрудников. Стоимость выпуска подписи у нас – от 1 050 руб.

3. Зарегистрировать машиночитаемые доверенности (МЧД).

4. Согласовать с контрагентами переход на ЭПД.

5. Настроить обмен между всеми участниками перевозки, указав в настройках виды перевозочных документов.

При переходе на электронные транспортные документами в 1С на каждом шаге вам помогут наши специалисты. Заказать бесплатную консультацию

Нажмите на изображение, чтобы увеличить

Рис. 1. Настройки отправки документов

Важно! Роуминг в 1С-ЭПД позволяет обмениваться электронными перевозочными документами с контрагентами, использующими других операторов (Диадок, СБИС и др.). Настройка обмена выполняется через отправку приглашения.

Интерфейс 1С-ЭПД в зависимости от роли участника

Грузоотправитель - оформление электронной транспортной накладной в 1С.

Создать электронную транспортную накладную можно несколькими способами:

• На основании реализации товаров и услуг

Нажмите на изображение, чтобы увеличить

Рис. 2. Создание ЭТрН на основании реализации товаров и услуг

Важно! Автоматическое заполнение данных при создании ЭтРН из документа учета будет реализовано в большинстве конфигураций в ближайшее время.

• Из журнала Электронных перевозочных документов

Нажмите на изображение, чтобы увеличить

Рис. 3. Создание ЭТрН из журнала Электронных перевозочных документов

В открывшейся форме заполняется вся необходимая информация по всем участникам перевозки и грузу. После этого документ можно отправить по соответствующей кнопке.

Нажмите на изображение, чтобы увеличить

Рис. 4. Электронная транспортная накладная

Перевозчик – подписание ЭТрН на этапах погрузки и разгрузки.

После получения накладной перевозчик проверяет данные. Если всё верно, подтверждает приём груза переключателем «Без замечаний». При обнаружении несоответствий (время, состояние, масса, количество) выбирает «Есть замечания».

Для отказа от перевозки или корректировки данных нажимает кнопку «Отказаться от перевозки» на верхней панели.

Нажмите на изображение, чтобы увеличить

Рис. 5. Подписание ЭТрН на этапах погрузки и разгрузки

Мобильное приложение для водителей

Для водителей доступно мобильное приложение 1С-ЭПД. Оно упрощает работу с ЭТрН: водитель видит поступившую накладную, подтверждает погрузку (с замечаниями или без), фиксирует выдачу груза получателю. Все уведомления о смене адреса, машины или грузополучателя приходят мгновенно. При проверке инспектором достаточно показать QR-код документа на экране смартфона.

Где уже работает приложение:

1С:Клиент ЭДО, ред. 2
1С:Бухгалтерия государственного учреждения 2.0
1C:Управление нашей фирмой
1С:Розница 3.0
1C:ERP Управление предприятием 2.5
1С:Комплексная автоматизация
1C:Управление торговлей, редакция 11
1C:Управление автотранспортом Стандарт/ПРОФ
1С:Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом КОРП

Ожидается в ближайшее время: Бухгалтерия (обычная и НКО), УПП 1.3, ERP (Управление холдингом) и тд.

Грузополучатель – подписание документа на этапе приемки груза.

До того как принять груз, грузополучатель видит в системе данные грузоотправителя и перевозчика. После осмотра и сверки он фиксирует итог переключателем «Принят» и отправляет подтверждение контрагентам. Если груз не соответствует условиям, получатель выбирает статус «Не принят» - в этом случае обязательно необходимо указать причину отказа.

Нажмите на изображение, чтобы увеличить

Рис. 6. Подписание ЭТрН на этапах погрузки и разгрузки

Для знакомства с сервисом можно воспользоваться тренажёром, где показан процесс создания и подписания электронных транспортных накладных (ЭТрН).

Что важно учесть и запланировать при переходе на ЭПД в 1С

Внедрение ЭПД - это комплексная оптимизация документооборота, а не простая замена бумажного носителя. Вместе с экспертами разработчика ГК «Астрал» на вебинаре разобрали, что важно учесть при переходе на Транспортный ЭДО и как программа 1С упрощает работу.

Составили для вас данный чек-лист позволит организовать переход быстро и эффективно.

Работу по переходу на транспортный ЭДО можно разделить на четыре этапа:

1. Подготовка и планирование

• Назначить ответственного за внедрение (бухгалтер, ИТ, логист).
• Оценить текущий процесс перевозок: создание, подписание и передача ТрН.
• Проверить наличие у всех участников (отправитель, перевозчик, получатель) ЭДО.
• Обсудить с контрагентами переход на ЭПД, зафиксировать договорённости.

2. Проверка готовности 1С

• Проверить актуальность версии 1С (убедиться, что версия 1С поддерживает ЭПД).

3. Подключение и настройка

• Выбрать тариф 1С-ЭПД и заключить договор.
• Настроить обмен ЭПД в 1С.

4. Запуск

• Обучить сотрудников (бухгалтерия, логистика, ИТ) работе с ЭПД.
• Провести пилотный запуск на 1–2 клиентах или перевозках: Создание → Подписание → Приёмка.
• Внести изменения в регламенты и инструкции, закрепив роли и порядок работы.

В тестировании должны участвовать все ключевые участники: грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель.

Вы можете выбрать компании внутри своей группы или доверенных партнеров с отлаженными процессами. Это позволит быстро выявить ошибки, внести корректировки и безболезненно масштабировать решение.

Пока что за ошибки и отсутствие ЭПД не штрафуют, поэтому за оставшееся время можно успеть выявить слабые места в процессах и исправить частые ошибки. Затем можно масштабировать внедрение.