Определение

Согласно пункту 14 статьи 2 Закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ, путевой лист – документ, который служит для учета и контроля работы автомобиля и водителя. В нем указывается информация о медосмотре водителя, маршруте, показания одометра и другие данные.

Необходимость

В 2021 году Минтранс Приказом от 11.09.2020 №368 утвердил новые правила заполнения путевых листов, в соответствии с которыми данный документ должен заполняться на любой автомобиль организации или индивидуального предпринимателя.

Напомним, что ранее путевой лист необходимо было оформлять только при перевозке грузов и пассажиров.

Даже несмотря на то, что в статье 6 Закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ, данная оговорка до сих пор осталась, безопаснее будет оформлять путевой лист на все поездки, даже если автомобиль будет без пассажиров.

Форма документа

В настоящее время компаниям и ИП разрешено самостоятельно разрабатывать бланки путевых листов. При этом не следует забывать о семи обязательных реквизитах первичного документа, установленных частью 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ и шести – установленных Приказом Минтранса от 11.09.2020 № 368.

На практике проще использовать бланки, утвержденные Госкомстатом, либо другими отраслевыми ведомствами.

В любом случае, формы, которые организация планирует применять, необходимо закрепить в учетной политике.

Время оформления и срок действия

Максимальный срок, на который может быть заполнен путевой лист, не регламентирован. При этом следует соблюдать порядок заполнения путевого листа, так как время оформления и срок действия документа напрямую зависит от продолжительности и количества рейсов.

Документ оформляется на рабочий день или на рейс, если время выполнения рейса более одного рабочего дня.

Значимость

Данный документ необходим для подтверждения расходов ГСМ в бухгалтерском и налоговом учете, а также для расчёта заработной платы водителя. Без данного документа невозможно обосновать расходы, напрямую связанные с транспортным средством, такие как покупка бензина, моторного масла и т.д., проверяющие снимут такие затраты и доначислят налоги.

Недооценивать значимость путевого листа нельзя, так как он подтверждает не просто обоснованность затрат, но и факт использования транспортного средства в деятельности организации.

Если в компании не составлялись путевые листы, то это может означать, что транспортное средство вовсе не использовалось в деятельности фирмы, в таком случае ИФНС может убрать из расходов начисленную амортизацию, арендные и лизинговые платежи. Организации придется доказывать правомерность включения данных затрат в расходы в суде.

Не следует упускать из внимания и тот факт, что путевой лист является доказательством служебной направленности поездок. В противном случае, все поездки могут быть расценены ИФНС как личные, тогда возникает риск доначисления на стоимость ГСМ НДФЛ и страховых взносов.

Учет в 1С 8.3

Теперь, когда ясна необходимость составления путевого листа, можно приступить к его оформлению в программе 1С 8.3.