Путевые листы: изменения в 2021 году и учет в программе 1С
В путевом листе таится много вопросов, непонимания и сложностей для бухгалтера. В статье мы рассказываем обо всех нюансах работы с этим документом, а также поясняем, как упростить учет, автоматизировав работу в программе 1С.
Определение
Согласно пункту 14 статьи 2 Закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ, путевой лист – документ, который служит для учета и контроля работы автомобиля и водителя. В нем указывается информация о медосмотре водителя, маршруте, показания одометра и другие данные.
Необходимость
В 2021 году
Минтранс Приказом от 11.09.2020 №368 утвердил новые правила заполнения путевых листов, в соответствии с которыми данный документ должен заполняться на любой автомобиль организации или индивидуального предпринимателя.
Напомним, что ранее путевой лист необходимо было оформлять только при перевозке грузов и пассажиров.
Даже несмотря на то, что в статье 6 Закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ, данная оговорка до сих пор осталась, безопаснее будет оформлять путевой лист на все поездки, даже если автомобиль будет без пассажиров.
Ускоряем обмен документами!
Начните обмениваться накладными, счетами-фактурами и другими документами
в электронном виде через сервис 1С-ЭДО.
ПОДРОБНЕЕ О СЕРВИСЕ
Форма документа
В настоящее время компаниям и ИП разрешено самостоятельно разрабатывать бланки путевых листов. При этом не следует забывать о семи обязательных реквизитах первичного документа, установленных частью 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ и шести – установленных Приказом Минтранса от 11.09.2020 № 368.
На практике проще использовать бланки, утвержденные Госкомстатом, либо другими отраслевыми ведомствами.
В любом случае, формы, которые организация планирует применять, необходимо закрепить в учетной политике.
Время оформления и срок действия
Максимальный срок, на который может быть заполнен путевой лист, не регламентирован. При этом следует соблюдать порядок заполнения путевого листа, так как время оформления и срок действия документа напрямую зависит от продолжительности и количества рейсов.
Документ оформляется на рабочий день или на рейс, если время выполнения рейса более одного рабочего дня.
Значимость
Данный документ необходим для подтверждения расходов ГСМ в бухгалтерском и налоговом учете, а также для расчёта заработной платы водителя. Без данного документа невозможно обосновать расходы, напрямую связанные с транспортным средством, такие как покупка бензина, моторного масла и т.д., проверяющие снимут такие затраты и доначислят налоги.
Недооценивать значимость путевого листа нельзя, так как он подтверждает не просто обоснованность затрат, но и факт использования транспортного средства в деятельности организации.
Если в компании не составлялись путевые листы, то это может означать, что транспортное средство вовсе не использовалось в деятельности фирмы, в таком случае ИФНС может убрать из расходов начисленную амортизацию, арендные и лизинговые платежи. Организации придется доказывать правомерность включения данных затрат в расходы в суде.
Не следует упускать из внимания и тот факт, что путевой лист является доказательством служебной направленности поездок. В противном случае, все поездки могут быть расценены ИФНС как личные, тогда возникает риск доначисления на стоимость ГСМ НДФЛ и страховых взносов.
Учет в 1С 8.3
Теперь, когда ясна необходимость составления путевого листа, можно приступить к его оформлению в программе 1С 8.3.